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個人情報保護方針

当社の個人情報保護方針

当社は、証券事務処理企業として、多くの個人情報に接する機会があり、個人情報を適切に管理することは、事業活動の基本であるとともに、社会的責務であると考え、情報管理体制の確立とその徹底に努めて参りました。当社は、次の事項を含む個人情報保護方針を定め、これを実施し、かつ、維持することを宣言いたします。

個人情報保護方針

  1. 当社は、すべての事業で取扱う個人情報及び従業者等の個人情報の取扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。さらに、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステムー要求事項」(JIS Q15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し個人情報を保護いたします。
    • 個人情報保護マネジメントシステムとは、個人情報保護に関する方針、個人情報の具体的な取扱いを定めた規程や運用ルール、それらを実施するための組織体制などを含むマネジメントシステムのことをいう。
  2. 当社は、個人情報の取得、利用にあたっては、その利用目的を特定することとし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)はいたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。
  3. 当社は、ご本人の同意を得ている場合、法令に基づく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
  4. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
  5. 当社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に取り組みます。
  6. 当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、継続的に個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを見直し、個人情報保護への取り組みを改善していきます。

日興ビジネスシステムズ株式会社
代表取締役社長 小原 公一

2003年8月1日制定
2018年4月1日改正

個人情報についてのお問合せ先
日興ビジネスシステムズ株式会社 内部管理部 お客さま相談窓口
電話:03-5857-9299 FAX:03-5857-9229

個人情報等の取扱い

1. 関係法令等の遵守

当社は、お客様との絆、社会のみなさまとの絆を大切にする証券事務代行会社として、みなさまの個人情報および個人番号(以下、個人情報等といいます)を大切に保護します。
当社は、みなさまの個人情報等を大切に保護することが企業活動を行う当社に課せられた社会的責務であることを深く自覚し、個人情報等の保護に関する法令等およびこの保護方針をすべての従業者が遵守すること、全社をあげて個人情報等の適切な取扱いに務めることを宣言します。

2. 個人情報等の利用目的

当社は、以下に掲げる事業内容において、以下に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を取り扱うこととし、この利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。また、当社は、合理的と認められる範囲を超えて個人情報の利用目的を変更しません。

(事業内容)

主としてSMBC日興証券株式会社の委託を受けて、下記の業務を営んでおります。

  1. コンピュータへのデータ入力およびそれに伴う業務
  2. 文書・帳票等の作成、照合、整理、保管、発送および配送業務
  3. ダイレクトメール業務
  4. 各種営業資料および用度品の一括購入、在庫管理と発送業務
  5. 有価証券の保管・受渡およびそれに付随する業務
  6. 給与計算に付随する業務
  7. 印刷業務
  8. コンタクトセンター業務

(利用目的)

  1. 委託された金融商品(有価証券、保険を含む)に関する以下のサービスを提供するため
    • 顧客口座関連業務
    • 法定帳簿等帳票管理業務
    • 顧客宛発送業務
    • 投資信託目論見書管理業務
    • 運用報告書管理業務
    • 有価証券管理業務
    • お客様からの電話等お問合せ対応業務
  2. 他の委託された業務で個人情報の取扱いの全部または一部を委託されたとき等において、委託された業務を適切に遂行するため
  3. お客様(お取引先)との取引に関する事務を行うため
  4. 当社の社員の採用および従業者の人事管理のため
  5. 個人情報の取扱いに関するお問合せ等に対応するため

上記のうち、保有個人データの利用目的は(3)、(4)、(5)です。

  • 当社はお客様からのお電話による通話の内容を、社内の電話応対の品質向上、およびお問合せ内容の正確な把握のため使用し、録音させていただく場合がございます。 個人番号については、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、番号法といいます)等の関係法令等で定められた範囲内でのみ取り扱うこととします。

(個人番号の利用目的)

下記を目的として委託された業務における個人番号関係事務

  1. 金融商品取引に関する口座開設の申請・届出事務
  2. 金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務

3. 機微(センシティブ)情報について

当社は、個人情報の保護に関する法律(以下、「法」といいます)第2条第3項に定める要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活(これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除く)に関する情報(本人、国の機関、地方公共団体、法第76条第1項各号もしくは個人情報の保護に関する法律施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除く。以下、機微(センシティブ)情報といいます)については、以下に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行わないこととします。また、以下に掲げる事由により取得、利用または第三者提供するときには、各事由を逸脱した取得、利用または第三者提供を行うことのないよう、特に慎重に取り扱うこととします。

  1. 法令等に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  5. 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等の機微(センシティブ)情報を取得、利用または第三者提供する場合
  6. 相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて機微(センシティブ)情報を取得、利用または第三者提供する場合
  7. 証券業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で機微(センシティブ)情報を取得、利用または第三者提供する場合
  8. 機微(センシティブ)情報に該当する生体認証情報をご本人の同意に基づき、ご本人確認に用いる場合

4. 個人情報等の適正な取得

  1. 当社は、偽りその他不正の手段により個人情報等を取得しません。
  2. 当社は、第三者から個人情報等を取得するに際しては、ご本人の利益を不当に侵害しません。また、個人情報等の不正取得等の不正な行為を行っている第三者から、その情報が漏えいされた個人情報等であること等を知った上で情報を取得しません。
  3. 当社は、以下の方法によりお客様の個人情報等を取得することがあります。
    • データベースサービス事業者等の第三者から個人情報を取得する
    • 音声の録音、画像の録画、電子メールの受信、ホームページまたは当社から送信した電子メール上のアクセス記録・操作記録等により取得する
    • 官報、新聞、雑誌、インターネット等に掲載された情報から取得する

上記にかかわらず、個人番号については、番号法等の関係法令等で定められた範囲内でのみ取得します。

5. 個人情報等を取得する際の利用目的の通知・公表・明示

当社は、個人情報等の利用目的を、当社のホームページ上に掲載し、または本社の窓口に備え付ける等の方法で公表します。
当社は、個人情報等を取得したときは、あらかじめその利用目的を公表しているときを除き、速やかにその利用目的をご本人に通知しまたは公表します。
当社は、ご本人から直接書面に記載されたご本人の個人情報等を取得するときは、原則としてあらかじめその利用目的を明示します。

6. 個人データの正確性の確保

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
当社は、法令等に基づく保存期間の定めがある場合を除くほか、保有する個人データの利用目的に応じ保存期間を定め、その期間を経過した個人データを消去することとします。

7. 個人データの安全管理措置

当社は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に係る基本方針・取扱規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等の必要かつ適切な措置を講じます。必要かつ適切な措置は、個人番号の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人番号の安全管理の措置を含みます。

8. 個人データの第三者への提供

当社は、以下に掲げる場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

  1. あらかじめご本人の同意を得た場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 税務当局・捜査機関・司法機関その他の外部機関から照会や調査を受けてこれに応じる場合
  4. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
  5. 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
  6. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
  7. その他、関係法令等により許される場合
    特定個人情報については、当社は、番号法等に基づき、番号法等の関係法令等により許される場合を除き、第三者に提供しません。

9. 個人データの取扱いの委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託することがあります。
当社は、個人データの取扱いの全部または一部を委託するときは、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

10. 保有個人データの開示等の請求等に応じる手続

当社は、保有個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去または第三者への提供の停止(以下まとめて、開示等といいます)の請求等があるときは、当社所定のお申込手続に従ってお受けします。詳しくは、
個人情報開示等お申込手続のご案内 】
にてご案内しておりますのでご参照ください。なお、概要は以下のとおりとなっております。

  1. 開示等の請求等のお申込先
    お客さま相談窓口にお申込いただきます。開示等の請求等についてのお問合せもお客さま相談窓口にて承ります。
  2. 開示等の請求等に際して提出すべき書面
    当社所定の「個人情報開示等請求書」をご提出いただきます。この申込書は本社に備え置かれており、こちらからも印刷できます。
  3. 開示等の請求等をするお客様がご本人または代理人であることの確認方法
    当社所定のご本人確認書類をご提出いただきます。
  4. 手数料とその徴収方法
    利用目的の通知および開示の請求等については、当社所定の方法に従い手数料を申し受けます。

11. 個人情報等の取扱いに関するお問合せや苦情等の窓口

当社は、個人情報等の取扱いに関するお問合せや苦情等に適切に対応します。個人情報等の取扱いに関するお問合せや苦情等は、以下にて承ります。
なお、お問合せ等に際しましては、『個人情報の取扱いについて』をご確認いただき、ご同意をいただいた上でお願いいたします。

○ 本社 お客さま相談窓口 直通電話(03-5857-9299)
FAX(03-5857-9229)
個人情報管理統括責任者 管理担当 TEL 03-5857-9299

12. 保護方針の見直しと改正

当社は、保護方針の内容を随時見直し、関係法令等の改正または情報技術環境の変化等の状況に応じて改正することがあります。
保護方針はホームページ上に掲載し、本社の窓口に備え付ける等の方法で公表します。

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